Toplantılar, Gündelik iş hayatının ayrılmaz bir unsuru olmuştur. Bilhassa bu yıl, Şeker Bayramını izleyen Ekim, Kasım, Aralık ayları, yoğun toplantı trafiğine sahne olmuştur. Hatta, bazen toplantılar üst üste çakışmakta, insan hangisine gideceğini şaşırmaktadır. Ben bu yazımda, şirketler, kuruluşlar içi toplantıları kastetmiyorum. Şirketlerin, Yönetim Kurulu veya diğer toplantıları, bir ast-üst, emir-komuta düzeni işinde gerçekleştiğinden, toplantının zamanı, süresi, tarihi, gündemi üst düzey, amir yöneticiler tarafından belirlenir, diğerleri de bu düzene uymaya mecburdur. Benim ifade etmek istediğim, çeşitli konularda, otellerde, toplantı ve kongre merkezlerinde düzenlenen panel, konferans, kongre, sempozyum, workshop gibi toplantılardır.
Artık, eskiden olduğu gibi 2-3 gün süren toplantılar fazla ilgi görmemektedir. Bunun bir istisnası, şehir dışında, genellikle tatil beldelerinde düzenlenen ve katılanları, kendi iş dünyalarından kopartarak, dışarıda bir otelde toplamak ve zengin bir gündemle, iki veya üç günü doldurmak, oturumlar şeklinde düzenlenen, bunun yanı sıra, geceleri gala yemekleri ve eğlence programlarıyla zenginleştirilen toplantılardır. Katılımcılar, bu toplantılarda işlerinden, firmalarından uzakta, otellerde toplandıkları için ve kaçacak imkanları da olmayınca, toplantıları, oturumları izlemek ve aktif katkıda bulunmak durumunda kalmaktadırlar.
Ancak, aynı şehirde, örneğin İstanbul ve Ankara’da düzenlenen toplantıların, en fazla bir gün içinde tamamlanması, daha fazla ilgi toplamaktadır. Bu tür toplantıların şöyle bir özelliği vardır. İlk gün sabah oturumunda, genellikle Bakanların, bazen Başbakan ve Cumhurbaşkanının, üst düzeyli yetkililerin katıldığı toplantıların açılış bölümü oldukça kalabalık olmaktadır. Zaten Bakanlar, kendi Bakanlık personeli, Müsteşar ve diğer ilgilileri ve korumalarıyla geldiklerinden, ayrıca Bakanlardan randevu almak için uğraşıp, alamayan insanların, Bakan’a ve üst düzey yöneticilere kolayca yaklaşıp, ulaşabildikleri yerler olduğundan, toplantılar açılış oturumunda kalabalık olmaktadır. Ancak, Bakanlar ve üst düzey yöneticiler konuşmalarını yapıp ayrıldıklarında, salonun boşaldığı görülmektedir. Hele, ikinci güne sarkan toplantılarda, ikinci gün oldukça tenha olmakta ve konuşmalar bu şekilde yapılmaktadır. Çok iyi hatırlıyorum, mensubu olduğum bir vakfın, bir toplantısında, Bakanın katıldığı açılış konuşmasından sonra, programlanan panelde sekiz panelist varken, salonda sadece altı kişi kalmıştı. Sırası gelmişken, ifade edeyim ki, panellerde de, en fazla dört kişiye yer vermek en doğrusudur. Yani, bir panel oturumu yöneticisi ve üç konuşmacı ideal olmaktadır.
Gene hatırlıyorum, Mütevelli Heyeti Üyesi olarak, mensubu bulunduğum bir üniversitede, dünyaca ünlü Ceza Ordineryus Profesörü (Sn. Dönmezer) için bir konferans düzenlemiştim. Aynı gün üniversiteye sanatçı geçinen, bir şarkıcı, oyuncu davet etmişler. Şarkıcı gelince, birden salon boşaldı ve üniversite öğrencileri bizim salonu bırakıp, üst kattaki 600 kişilik salona koştular. Dünyaca ünlü Ordineryus Profesörü dinleyen 20 kişi kalmıştı ve hocaya da çok ayıp olmuştu!
Öte yandan toplantıların, tarihini ve saatini belirlerken, kamuoyunun ilgisini toplayan futbol maçı, konser ve benzeri gibi etkinliklerle çakışmamasına dikkat edilmelidir. Toplantı düzenlerken, bir önemli husus da özellikle İstanbul gibi trafik sorunu büyük olan şehirde, katılımcıların trafik ve ulaşım sorununu düşünerek, toplantıyı saat:10.00’dan önce başlatmamak ve en geç 16.00’da bitirmek daha doğrudur. Zaten siz bitirmezseniz bile katılımcılar, trafiği düşünerek çıkıp gidiyorlar. Benim izlenimlerime göre, en fazla tutulan toplantılar yarım günde bitirilebilen toplantılardır. Ya sabah 10.00’da başlayıp, 13.00’de bitireceksiniz, eğer arzu ederseniz toplantı sonunda katılımcılara bir öğle yemeği verebilirsiniz, ya da öğleden sonra 13.00 gibi başlayarak azami saat:16.00’da toplantıyı sonlandıracaksınız. Bu yarım günlük toplantılarda, açılışı 1-2 kişinin 10’ar dakikayı geçmeyen konuşmalarıyla sınırlamak ve zamanı en konsanre şekilde kullanarak, bir panel oturumu şeklinde götürmek yararlı olur. Yarım günlük toplantılar, eğer tam anlamıyla konuyu irdelemeye yeterli olmuyorsa, saat:10.00’da başlayan ve 16.00’da biten ve 13-14 arası, düzenleyeci tarafından, bir yemek verilen toplantılar düşünülebilmelidir. Ayrıca, sabahleyin 8.30’da başlayıp, azami 10.30’da sona eren kahvaltılı toplantılarda, büyük ilgi toplamaktadır. Toplantıya katılanların huzur, rahatlık ve konfor içinde toplantıyı izlemeleri, koltukların rahat olmaları önemlidir. İstanbul gibi problemli bir şehirde, trafik sorununu aşarak, toplantıya gelenleri bir de otopark ve vestiyer meseleleri ile meşgul etmeyip, bunlar için ceplerinden para çıkmamalarını sağlamak önemlidir.
Son günlerin aktüel meselesi, acaba İstanbul finans merkezi olabilir mi? konusudur. Bir yerden bir yere gitmenin, büyük sorun olduğu, 15 dakikalık yolu, iki saatte aldığınız ve her geçen gün trafik kargaşasına, artan şekilde sahip olan bir İstanbul, nasıl finans merkezi olabilir? İstanbul’a gelen yabancılar, otellerinden iki saat önce çıkmalarına rağmen, trafik nedeniyle Atatürk havaalanına varamadıklarından uçaklarını kaçırmaktadırlar! Haydi, hodri meydan! Hafta içlerinde, Taksim’den saat:17-18.00 gibi çıkın ve Anadolu yakasında bir yere gideceksiniz, kaç saatte varacağınızı görün. İstanbul bu alt yapısı ile, bu yönetim anlayışı ile ne finans merkezi ne de kültür ve spor merkezi olabilir......